Laadukkaita, vertailukelpoisia tarjouksia saadakseen on tehtävä myös laadukas tarjouspyyntö. Semmoisen laatimiseen onkin olemassa useita ohjeita (esimerkiksi tämä Rakennusteollisuuden ohje). On kuitenkin muutama erityinen seikka, jotka huomioimalla hankintayksikkö voi helpottaa tarjoajien työtä – ja siten saada laadukkaampia, realistisempia tarjouksia.
Ole ajoissa – minimoi kiireen riskit
Riittävän väljää hankinta-aikataulua ei voi kylliksi painottaa. Jokainen hankinnan vaihe tarvitsee onnistuakseen riittävästi aikaa – myös laskenta. Siksi tarjouspyyntökin kannattaa lähettää hyvissä ajoin.
Hankintayksikön päässä laskentavaiheen kiire voi ilmetä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Epäselvyydet jäävät urakoitsijalta huomaamatta tai selvittämättä, koska tarjouspyyntömateriaaleihin ei ole aikaa syventyä kunnolla. Tuloksena tarjoaja voi saada epärealistisia tai jopa vertailukelvottomia tarjouksia.
- Äärimmäisen tärkeä rakentamisen riskinarviointi jää liian vähälle huomiolle. Tuloksena voi olla tarpeettomia kustannuksia rakennusvaiheessa, sillä urakoitsija voi hinnoitella tarjouksensa kalliimmin kompensoidakseen tuntemattomia riskejä tai tilaaja voi joutua teettämään hintavia yllätyslisätöitä myöhemmin.
- Kiire periytyy laskennasta suoraan työnsuunnitteluun ja rakentamiseen, jolloin työ on altis laatuvirheille. Näin voi käydä silloin, jos tarjouspyyntö lähtee matkaan vasta, kun rakentamistyön pitäisi oikeastaan olla jo käynnissä.
Vaikka kiirettä hankinta-aikataulussa ei aina pysty välttämään, sen aiheuttamat riskit on hyvä tiedostaa. Mikäli mahdollista, hankinta-aikataulu olisikin hyvä suunnitella kestämään viiveitä joka vaiheessa, jo aivan lähtökuopista lähtien, jotta viivästykset eivät kumuloituisi prosessin loppupuolella.
Selkeät tiedot, selkeät tarjoukset
Tarjouspyynnön materiaalien ja lähtötietojen selkeys on välttämätöntä vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi. Tämä onkin hankintayksiköillä yleensä hyvin hanskassa. Virheitä voi toki sattua ammattilaisellekin, ja joskus asiakirjoihin voi pujahtaa ristiriitaisuuksia.
Ennen tarjouspyynnön lähettämistä on hyvä varmistaa, että tärkeät kohdat ovat oikein ja toistuvat samoina kaikissa dokumenteissa ja myös sähköisessä järjestelmässä. Erityisen hämmentävää tarjoajalle on se, jos jättö- tai muista oleellisista päivämääristä löytyy useita versioita. Sama pätee varsinkin kelpoisuusvaatimusten tai vaadittavien liitteiden listaan, jotka tietenkin ovat tarjoajalle tärkeitä.
Antamalla yksiselitteiset lähtötiedot hankintayksikkö varmistaa, että tarjoukset saapuvat ajallaan ja siinä muodossa kuin on tarkoituskin.
Älä arvaile – tutki maa
Kaivu-urakoissa yksi oleellisimmista lähtötiedoista on maan laatu, koska sillä on suuri merkitys työmenetelmiin ja siten työn hintaan. Siksi olisikin tärkeää, että kohteeseen on tehty edes summittainen maaperätutkimus, varsinkin jos kyseessä on suuri kohde.
Kokenutkaan kaivaja ei pysty sanomaan ennalta, mitä maankuoren alta paljastuu, joten jos kohteen maata ei ole lainkaan tutkittu, rakentajalle ei jää muuta vaihtoehtoa kuin arvata. Hankintayksikön kannalta tarjousten olisi oltava mahdollisimman täsmällisiä ja todenmukaisia, eikä arvattu tarjous ole sellainen.
Toimi verkossa – saa hyödyt helpommin
Maarakennusala pyrkii kovasti eroon vanhakantaisuuden leimastaan, mutta matkaa on vielä paljon jäljellä. Tarjoustoiminnassa tämä näkyy niin, että vain murto-osa meneillään olevista tarjouskilpailuista tulee julkisesti näkyväksi verkkoon. Moni potentiaalinen tarjoaja jää tällä tavoin tarjouskilpailun ulkopuolelle, eikä todellista kilpailua pääse välttämättä syntymään.
Mielenkiintoinen huomio on, että vieläkin toisinaan vastaan tulee tarjouspyyntöjä, joissa vain paperipostilla lähetetty tarjous hyväksytään. Nykyaikaisen tietoyhteiskunnan mittakaavassa tarjouksen postitus on paitsi hidasta, myös epävarmaa. Esimerkiksi marraskuussa käydyn postilakon kaltaiset ulkoiset tekijät, joihin urakoitsijalla ei ole mitään valtaa, voivat pahimmillaan maksaa tarjoajalle mahdollisuuden osallistua koko kisaan – ja hankintayksikkö menettää samalla potentiaalisen toteuttajan tai useamman.
Summa summarum:
- Varaamalla riittävästi aikaa myös laskentavaiheeseen hankintayksikkö välttyy hutiloiduilta, ylihinnoitelluilta tarjouksilta ja kiireen aiheuttamilta laatuvirheiltä.
- Täsmälliset lähtötiedot varmistavat, että tarjoukset tulevat sen muotoisina ja sen sisältöisinä kuin on tarkoituskin.
- Kaivu-urakoissa maatutkimustiedot mahdollistavat realistisempien tarjousten saamisen.
- Tarjouskilpailusta saadaan enemmän hyötyjä irti, kun tarjous julkaistaan verkossa ja toteutetaan loppuun asti sähköisesti – nopeaa, varmaa ja ekologista.
Lisää luettavaa: