Toteutimme syksyllä 2022 vesihuollon rakentamisen ja kunnossapidon palvelukyselyn, jossa nousi esiin tilaajien haaste löytää kaikkeen tekemiseen palveluntarjoajia. Joillakin alueilla tarjoajia ei tahdo löytyä ollenkaan, tai ainakin kilpailu puuttuu. Millä tähän voitaisiin sitten vaikuttaa?
Kysyntä luo tarjontaa
Tilaajien tulee olla rohkeita ja avoimia palvelutarpeidensa kertomisessa. Avoimella ja hyvin ennakoidulla tarpeen kertomisella on mahdollisuus löytää uusia toimijoita. Tähän kun yhdistetään vielä kolme asiaa, eli ennakointi, avoin mieli ja sitoutuminen, on mahdollisuudet hyvään lopputulokseen.
Ennakoinnilla tarkoitan sitä, että ollaan liikkeellä hyvissä ajoin. ”Hyvissä ajoin” voisi tarkoittaa, että tarjouksia haetaan jo vaikkapa vuosi ennen tarvetta aloittaa palvelun tuottaminen. Tämä antaa toimijalle mahdollisuuden käynnistää uutta toimintaa, aloittaa toiminta uudella alueella tai jopa kouluttaa osaajia tarpeeseen.
Avointa mieltä taas vaaditaan, jotta uudenkin toimijan uskaltaa hyväksyä palvelua tuottamaan. Tässä toki auttaa, jos toimijalla on ennestään pohjaa kyseisen tyyppiseen tekemiseen.
Sitoutumisella tarkoitan, että sopimuksesta tehdään riittävän pitkä, jotta esimerkiksi ihmisten kouluttaminen, alueellisen tukikohdan perustaminen ja mahdolliset investoinnit ovat palveluntuottajalle järkeviä ja riskit hieman pienempiä.
Volyymi auttaa
Useimmiten riittävä tekemisen määrä helpottaa tarjousten saamista. Se, mikä on hyvä volyymi ja miten sen voi saavuttaa, vaihtelee tekemisen ja tilanteen mukaan.
Tilaajalaitoksen sisällä volyymiä voi kasvattaa esimerkiksi yhdistämällä samaan sopimukseen useita samantyyppisiä palveluita. Toinen vaihtoehto on lähteä etsimään palveluita yhdessä naapurilaitosten kanssa, joko samaa palvelua hakemalla tai yhdistämällä palveluita monipuoliseksi tarjouskyselyksi.
Kiinnostavan volyymin määrä riippuu paljon siitä, millaisia palveluita ollaan hankkimassa, onko niissä jokin vasteaika vai voidaanko ne vapaasti aikatauluttaa, ja liittyykö niihin isoja perustamiskuluja (kuten koneiden siirtoja) tai muita vastaavia huomioon otettavia seikkoja.
Esimerkiksi päivän tai viikon kestävä työkin voi olla kiinnostavaa palveluntarjoajille, jos sen tekeminen onnistuu ilman mittavia suunnitteluita ja raskaita sopimisia ja tekeminen on sellaista, mille riittää kysyntää laajasti tilaajien joukossa. Jos taas halutaan järjestää esimerkiksi jatkuva päivystäminen palveluntuottajan toteuttamana, pitäisi sopimus muotoilla sellaiseksi, että se työllistää 5-7 asentajaa ja työnjohdon ympärivuotisesti.
Ennakointi ja hajauttaminen
Urakoiden kilpailutuksessa kannattaa olla hyvissä ajoin liikenteessä, mutta ennakoivien töiden olisi oltava kuitenkin valmiina. Esimerkiksi suunnitelmien ja luvituksen on hyvä olla kunnossa kilpailutuksen alkaessa, jollei näitä ole sisällytetty itse urakkaan.
Kriittiset urakat on usein hyvä kilpailuttaa 6-12 kk ennen niiden aloittamista, jotta ehditään varmistaa huolellinen kilpailutus ja toisaalta jättää urakoitsijalle riittävästi aikaa valmistautua varsinaisen työn alkamiseen. Näin vältetään isommat yllätykset, joita kiire aiheuttaa.
Töitä kannattaa myös kilpailuttaa ajallisesti hieman erillään, jotta urakoitsijat ehtivät saada selville edellisten kilpailutusten lopputulemat. Tällöin urakoitsijan ei tarvitse tasapainoilla sen riskin kanssa, että urakoita päätyisi saamaan enemmän kuin kapasiteetti mahdollistaa. Joidenkin töiden kilpailutuksen siirtäminen myöhemmäksi voi olla myös kustannustehokas vaihtoehto, sillä hiljaisempina hetkinä markkinoilla on enemmän urakoita etsiviä vapaita tekijöitä.
Hajautettuna kilpailutettaviksi hankkeiksi kannattaa valita sellaisia, joiden aikataulussa on liikkumavaraa ja joita voidaan tarvittaessa siirtää, jos markkina ei siihen pysty vastaamaan.
Joustavuus ja ennakkoluulottomuus
Töiden aikatauluttamisen kanssa kannattaa pyrkiä joustavuuteen. Mikäli urakkaan ei liity pakottavia ulkopuolisia syitä, joiden takia tietyt asiat on tehtävä juuri tiettynä aikana, kannattaa tämä jousto hyödyntää antamalla hankkeelle reilu aikaikkuna, esimerkiksi ”vuoden 2023 aikana”. Tällä keinoin urakoitsija voi itse määrittää omien resurssiensa kannalta parhaan toteutusajankohdan.
Omien valvontaresurssien aiheuttama kapeikko varmasti mietityttää tilaajaa, mutta kannattaa kuitenkin pohtia sitä, voisiko vapaalla aikataululla saada edullisemman hinnan ja tästä syntyneellä erotuksella hankkia vaikkapa ulkopuolisen valvojan hankkeelle. Näin vapautuneella ajalla voi itse valmistella seuraavan vuoden hankkeita valmiiksi.
On hyvä pitää itsensä avoimena uusille ajatuksille ja toimijoille. Vaikka onkin olemassa riski, että avoimuus kostautuisi oman työn lisääntymisenä, sen kautta on kuitenkin suuri mahdollisuus löytää markkinaan uusia hyviä tekijöitä.
Toimijoiden kanssa on tärkeää myös käydä avointa vuoropuhelua riskien jakamisesta ja miettiä sitä, kannattaako riskiä siirtää palveluntarjoajan puolelle vai kannetaanko se itse. Jos tilaaja kantaa riskin itse eikä se toteudu, on mahdollisuus säästää. Jos se taas toteutuu, on siitä kohtuullista maksaa.
Kun palveluntarjoaja kantaa urakkaan sisältyvät riskit, ne on (toivottavasti) laskettu hintaan mukaan. Tällöin tilaaja maksaa riskistä, toteutui se tai ei. Jos riskiä taas ei ole laskettu hintaan mukaan, huonoimmassa tapauksessa sen seurauksena markkinoilla on taas yksi palveluntuottaja vähemmän. Tilaajan hyöty jää siis lyhytaikaiseksi.
Avoin vuoropuhelu ja yhdessä tekeminen
Avoimen vuoropuhelun lisääntyminen ja yhdessä tekeminen on kaikkien etu. Yhteistyöllä turvataan jatkossakin maailman paras vesihuolto ja saadaan nämä savotat kaikille mielekkäiksi. Juuri yhdessä tekemiseen haluamme tarjota työkaluja, ja olemme siihen liittyvään hankkeeseen saaneet ELY-keskukselta tukea – siitä lisää hieman myöhemmin.
Kimmo Järvinen
